Organización de eventos e congresos
Organizamos eventos e congresos de principio a fin, en Ourense e en toda Galicia: a idea, a comunicación, os convites e a organización do día do evento.
Eventos e congresos de principio a fin
Un evento non comeza o día en que se abren as portas. Comeza cando alguén se pregunta que quere contar, a quen e para que. Desa resposta saen o formato, o lugar, o programa, as mensaxes e a forma de convidar.
En Smile Ideas Lab organizamos eventos e congresos de principio a fin. Partimos da idea, convertémola nun plan con calendario, ocupámonos da comunicación e dos convites, e organizamos o desenvolvemento do acto o día do evento.
Traballamos para persoas, empresas e institucións que organizan un acto, unha xornada ou un congreso. E como o estudio tamén fai produción audiovisual, desenvolvemento web e redes sociais, o vídeo, a web e a comunicación do evento poden pensarse desde o principio xunto co resto.
Que inclúe
Un evento ten moitas pezas. Estas son as que cubrimos e para que serve cada unha.
Concepto e planificación
Definimos que se quere conseguir, para quen e en que formato. Con iso fíxanse o programa, o calendario e as tarefas de cada fase antes de que nada se faga público.
Publicidade e comunicación do evento
As mensaxes, os canais e o calendario de comunicación: que se conta, a quen, onde e cando, desde o anuncio ata o día do evento. Cando fai falta, coordinámola coas redes sociais.
Xestión de convites
Lista de persoas convidadas, deseño e envío dos convites, e seguimento das confirmacións para saber con quen se conta.
Web do evento
Unha páxina propia co programa, o lugar, os horarios e a información que precisan as persoas asistentes. Desenvolvémola dentro do estudio.
Organización e produción no día do evento
Coordinamos o desenvolvemento do acto segundo a escaleta acordada: horarios, intervencións, recepción das persoas asistentes e o traballo de todos os equipos implicados.
Rexistro audiovisual
Vídeo e foto do evento, co equipo de produción audiovisual do estudio, para conservar o que pasou ou contalo despois. Pode servir para un resumo en vídeo, para as redes ou como arquivo do acto.
Como traballamos
Idea e obxectivo
Antes de planificar nada escoitamos que queres conseguir co evento e con quen: público, mensaxe e tipo de acto. O obxectivo escríbese e serve de referencia durante todo o proceso.
Plan e calendario
Co obxectivo claro, fíxanse o formato, o programa, as tarefas, os prazos e quen se ocupa de cada cousa. É o documento ao que volver cando xorde unha dúbida.
Comunicación e convites
Prepáranse as mensaxes, a web do evento, se a hai, e os convites, e publícanse segundo o calendario acordado. Faise seguimento das confirmacións.
O día do evento
Execútase o planificado: coordinación das persoas, dos tempos e de cada intervención, coa escaleta como guión. Se algo cambia sobre a marcha, decídese con quen organiza o evento.
Despois do evento
Revisamos que funcionou e que non, e, se fai falta, preparamos un resumo en vídeo do acto.
Acto, xornada ou congreso: que cambia
A palabra «evento» abrangue formatos moi distintos, e cada un pide unha organización diferente. Estas son as diferenzas habituais.
- Un acto é unha sesión concreta —unha presentación, unha inauguración, unha entrega de recoñecementos— cun guión curto e un público definido. O que máis pesa é o coidado dos detalles e dos tempos.
- Unha xornada reúne varias intervencións nun mesmo día arredor dun tema. Esixe un programa ben medido, moderación e marxe entre intervencións.
- Un congreso suma varias sesións, ás veces en paralelo e ao longo de varios días, con relatores e persoas asistentes. Engade xestión de relatores, acreditacións e unha comunicación sostida no tempo.
Antes de comezar: o que convén ter claro
Non fai falta telo todo pechado para escribirnos. Se algo non está claro, definímolo xuntos no primeiro paso. Canto máis concreto sexa o seguinte, máis concreto pode ser o primeiro plan:
- O obxectivo: que ten que pasar para que o evento mereza a pena.
- O público: a quen se dirixe e cantas persoas se esperan, aínda que sexa de forma aproximada.
- A data e o lugar, ou polo menos unha marxe de datas e unha idea do tipo de espazo.
- A mensaxe: que idea deben levar as persoas asistentes.
- Quen decide: a persoa ou o comité que aproba o programa, os textos e a lista de persoas convidadas.
- Os recursos dispoñibles, para axustar o formato a eles e non ao revés.
Preguntas frecuentes
Que información preciso antes de contactar?
Unha data aproximada, o tipo de evento, o número de asistentes previsto e que queres conseguir. Se aínda non o tes claro, tamén podemos axudarte a definilo.
Xestionades tamén a web e os convites do evento?
Si. A xestión dos convites e o desenvolvemento da web do evento forman parte do que ofrecemos, xunto coa comunicación e a organización do día do acto.
Podedes gravar o evento en vídeo?
Podemos integrar o rexistro audiovisual do evento, en vídeo e foto, coa produción audiovisual do estudio. Convén decidilo ao planificar o evento, para ter en conta os momentos e os espazos que se queren rexistrar.
Que é a escaleta dun evento e para que serve?
É o documento que ordena o evento minuto a minuto: que ocorre, a que hora, quen intervén e quen se ocupa de cada cousa. É a base da organización do día do evento: todas as persoas implicadas traballan sobre o mesmo guión.
Para que serve xestionar os convites?
Para saber a quen se convida, quen recibiu o convite e quen confirma. Con esa información axústanse a capacidade, a loxística e as acreditacións, e evítanse duplicados ou convites con erros.
Que se comunica dun evento e cando?
A comunicación ten tres momentos. Antes: o anuncio, a convocatoria e os convites. Durante: a información que precisan as persoas asistentes e, se se decide, contidos do propio acto. Despois: o agradecemento, o resumo e o material en foto ou vídeo. Planificar os tres desde o principio evita improvisar.
Cóntanos o teu evento
Escríbenos co que teñas claro —unha data aproximada, o tipo de acto, a quen vai dirixido— e vemos xuntos como enfocalo.