Organización de eventos y congresos
Organizamos eventos y congresos de principio a fin, en Ourense y en toda Galicia: la idea, la comunicación, las invitaciones y la organización el día del evento.
Eventos y congresos de principio a fin
Un evento no empieza el día en que se abren las puertas. Empieza cuando alguien se pregunta qué quiere contar, a quién y para qué. De esa respuesta salen el formato, el lugar, el programa, los mensajes y la forma de invitar.
En Smile Ideas Lab organizamos eventos y congresos de principio a fin. Partimos de la idea, la convertimos en un plan con calendario, nos ocupamos de la comunicación y de las invitaciones, y organizamos el desarrollo del acto el día del evento.
Trabajamos para personas, empresas e instituciones que organizan un acto, una jornada o un congreso. Y como el estudio también hace producción audiovisual, desarrollo web y redes sociales, el vídeo, la web y la comunicación del evento pueden plantearse desde el principio junto con el resto.
Qué incluye
Un evento tiene muchas piezas. Estas son las que cubrimos y para qué sirve cada una.
Concepto y planificación
Definimos qué se quiere conseguir, para quién y en qué formato. Con eso se fijan el programa, el calendario y las tareas de cada fase antes de que nada se haga público.
Publicidad y comunicación del evento
Los mensajes, los canales y el calendario de comunicación: qué se cuenta, a quién, dónde y cuándo, desde el anuncio hasta el día del evento. Cuando hace falta, la coordinamos con las redes sociales.
Gestión de invitaciones
Lista de personas invitadas, diseño y envío de las invitaciones, y seguimiento de las confirmaciones para saber con quién se cuenta.
Web del evento
Una página propia con el programa, el lugar, los horarios y la información que necesitan los asistentes. La desarrollamos dentro del estudio.
Organización y producción el día del evento
Coordinamos el desarrollo del acto según la escaleta acordada: horarios, intervenciones, recepción de los asistentes y el trabajo de todos los equipos implicados.
Registro audiovisual
Vídeo y foto del evento, con el equipo de producción audiovisual del estudio, para conservar lo que ha pasado o contarlo después. Puede servir para un resumen en vídeo, para las redes o como archivo del acto.
Cómo trabajamos
Idea y objetivo
Antes de planificar nada escuchamos qué quieres conseguir con el evento y con quién: público, mensaje y tipo de acto. El objetivo se escribe y sirve de referencia durante todo el proceso.
Plan y calendario
Con el objetivo claro se fijan el formato, el programa, las tareas, los plazos y quién se ocupa de cada cosa. Es el documento al que volver cuando surge una duda.
Comunicación e invitaciones
Se preparan los mensajes, la web del evento, si la hay, y las invitaciones, y se publican según el calendario acordado. Se hace seguimiento de las confirmaciones.
El día del evento
Se ejecuta lo planificado: coordinación de las personas, de los tiempos y de cada intervención, con la escaleta como guion. Si algo cambia sobre la marcha, se decide con quien organiza el evento.
Después del evento
Revisamos qué ha funcionado y qué no y, si se necesita, preparamos un resumen en vídeo del acto.
Acto, jornada o congreso: qué cambia
La palabra «evento» abarca formatos muy distintos, y cada uno pide una organización diferente. Estas son las diferencias habituales.
- Un acto es una sesión concreta —una presentación, una inauguración, una entrega de reconocimientos— con un guion corto y un público definido. Lo que más pesa es el cuidado de los detalles y de los tiempos.
- Una jornada reúne varias intervenciones en un mismo día alrededor de un tema. Exige un programa bien medido, moderación y margen entre intervenciones.
- Un congreso suma varias sesiones, a veces en paralelo y a lo largo de varios días, con ponentes y asistentes. Añade gestión de ponentes, acreditaciones y una comunicación sostenida en el tiempo.
Antes de empezar: lo que conviene tener claro
No hace falta tenerlo todo cerrado para escribirnos. Si algo no está claro, lo definimos juntos en el primer paso. Cuanto más concreto sea lo siguiente, más concreto puede ser el primer plan:
- El objetivo: qué tiene que pasar para que el evento haya merecido la pena.
- El público: a quién se dirige y cuántas personas se esperan, aunque sea de forma aproximada.
- La fecha y el lugar, o al menos un margen de fechas y una idea del tipo de espacio.
- El mensaje: qué idea deben llevarse los asistentes.
- Quién decide: la persona o el comité que aprueba el programa, los textos y la lista de invitados.
- Los recursos disponibles, para ajustar el formato a ellos y no al revés.
Preguntas frecuentes
¿Qué información necesito antes de contactar?
Una fecha aproximada, el tipo de evento, el número de asistentes previsto y qué quieres conseguir. Si aún no lo tienes claro, también podemos ayudarte a definirlo.
¿Gestionáis también la web y las invitaciones del evento?
Sí. La gestión de las invitaciones y el desarrollo de la web del evento forman parte de lo que ofrecemos, junto con la comunicación y la organización del día del acto.
¿Podéis grabar el evento en vídeo?
Podemos integrar el registro audiovisual del evento, en vídeo y foto, con la producción audiovisual del estudio. Conviene decidirlo al planificar el evento, para tener en cuenta los momentos y los espacios que se quieren registrar.
¿Qué es la escaleta de un evento y para qué sirve?
Es el documento que ordena el evento minuto a minuto: qué ocurre, a qué hora, quién interviene y quién se ocupa de cada cosa. Es la base de la organización del día del evento: todas las personas implicadas trabajan sobre el mismo guion.
¿Para qué sirve gestionar las invitaciones?
Para saber a quién se invita, quién ha recibido la invitación y quién confirma. Con esa información se ajustan el aforo, la logística y las acreditaciones, y se evitan duplicados o invitaciones con errores.
¿Qué se comunica de un evento y cuándo?
La comunicación tiene tres momentos. Antes: el anuncio, la convocatoria y las invitaciones. Durante: la información que necesitan los asistentes y, si se decide, contenidos del propio acto. Después: el agradecimiento, el resumen y el material en foto o vídeo. Planificar los tres desde el principio evita improvisar.
Cuéntanos tu evento
Escríbenos con lo que tengas claro —una fecha aproximada, el tipo de acto, a quién va dirigido— y vemos juntos cómo plantearlo.